Diarium och arkiv
Allmänna handlingar
Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Den vanligast registerformen i kommunen är ett diarium, men här återfinns bara en bråkdel av alla allmänna handlingar som finns hos kommunen. Många allmänna handlingar finns i andra typer av register eller i särskilda verksamhetssystem.
Om du är intresserad av att veta vilka olika typer av allmänna handlingar som finns inom en viss kommunal verksamhet, kan du begära att få se dokumenthanteringsplaner och arkivförteckningar.
De diarieförda dokumenten går att få se i kommunens arkiv.
Offentlig handling
Nästan alla handlingar som finns hos kommunen är offentliga, och vem som helst kan ta del av dem. Det kan vara skrivelser, brev och e-post som skickats till kommunen från myndigheter, företag och privatpersoner. Det kan också vara utredningar, beslutsunderlag och protokoll som kommunen själv står bakom.
Att ta del av en offentlig handling innebär att man läser handlingen på plats. Det går också bra att kopiera och ta med handlingen, men då kan en avgift tas ut för kopieringskostnaden.
Om en handling innehåller sekretessbelagd information får den inte lämnas ut.
Det är oftast handlingar som innehåller känsliga uppgifter om enskilda personer som sekretessbeläggs. Sådana handlingar finns framförallt i utbildnings- och omsorgsutskottet.
Kommunen har speciella register och diarium för att hålla reda på och snabbt kunna hitta alla skrivelser, brev och handlingar som efterfrågas.
De viktigaste handlingarna sparas i kommunhusets centralarkiv. Där finns kommunala protokoll, skrivelser med mera från slutet av 1800-talet.
Regler för sekretess
Inte alla handlingar som finns på en kommun kan läsas av alla. Det finns handlingar som är “hemliga”.
I dagligt tal säger vi “hemliga handlingar”, när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten. En särskild lag, sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas.
Om du skickar ett brev till kommunen och skriver “hemligt”, “förtroligt” eller “konfidentiellt” på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.
Om kommunen av någon anledning inte vill lämna ut en handling, till exempel för att den är sekretessbelagd, har du alltid rätt att överklaga ett sådant beslut. Kommunen ska informera dig om hur du överklagar.
Hur kan du använda diariet ?
Vad är ett diarium och vad har det för syfte ?
Diarium är ett gammalt ord som betyder dagbok. I kommunens “dagböcker”/diarier finns alla de handlingar som kommer in till kommunen eller upprättas av personal inom kommunen. Registratorn är den som har ansvaret för diariet.
Syftet med ett diarium är att kunna visa att kommunen tar hand om varje ärende enligt lagar och förordningar. Ett diarium gör det också lättare att återsöka ärenden och handlingar och det säkerställer också att vi följer tryckfrihetsförordningens principer om allmänna handlingars offentlighet.
Vad hittar man i ett diarium ?
I diariet registrerar vi dagligen handlingar som kommer in till kommunen eller skickas ut från kommunen. Det kan t ex vara brev, e-postmeddelanden, informationsmaterial, ansökningar, utredningar och beslut. En handling kan också vara en film- eller ljudinspelning.
I diariet finns både de handlingar som är offentliga och de som är hemliga. De handlingar som inte är hemliga och de som är av mindre betydelse för kommunens verksamheter behöver inte registreras.
Hur får man tag på handlingarna ?
Genom att kontakta nämndkansliet kan du få hjälp med att ta del av handlingarna. Att ta del av handlingen, d.v.s. titta på den är gratis men vill du ha en papperskopia så tar kommunen en ut en avgift för denna.
Det finns idag inte möjlighet att ta del av kommunens diarium via webben.
Senast ändrad 2 oktober 2024